Vorteile einer eigenen Lösung
Benötigte Tools: Office 365, SharePoint, Power Automate, PowerApps
Entdecken Sie, wie Sie mit Office 365 und SharePoint eine leistungsstarke und kostenlose Lösung zur Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung erstellen können! Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse optimieren und Kosten sparen. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen, Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten. .
Kostenersparnis
Eine eigene Lösung mit Office 365 und SharePoint zu erstellen, kann erhebliche Kosten sparen. Viele Unternehmen verfügen bereits über Office 365 Lizenzen, sodass keine zusätzlichen Ausgaben für teure Software anfallen.
Anpassungsfähigkeit
Eine selbst erstellte Lösung kann genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse deines Unternehmens zugeschnitten werden. Du hast die volle Kontrolle über die Funktionen und kannst Anpassungen jederzeit vornehmen.
Integration
Da die Lösung auf Office 365 basiert, lässt sie sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Daten können problemlos zwischen verschiedenen Office 365 Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint ausgetauscht werden.
Datensicherheit
Mit einer eigenen Lösung behältst du die Kontrolle über deine Daten. Du kannst sicherstellen, dass alle Informationen gemäß den internen Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen gespeichert und verarbeitet werden.
Flexibilität
Eine selbst erstellte Lösung bietet die Flexibilität, neue Funktionen hinzuzufügen oder bestehende zu ändern, ohne auf Updates oder Änderungen von Drittanbietern warten zu müssen.
1. SharePoint-Listen einrichten
Zunächst müssen wir auf unserer SharePoint-Seite zwei Listen erstellen: Eine Liste für das Arbeitszeit- und Abwesenheitstracking und eine weitere Liste zur Verwaltung aller Informationen über unsere Mitarbeiter.
Um die Lesbarkeit zu verbessern, habe ich die Tabelle in zwei separate Bilder aufgeteilt.
Nun fügen wir in der zuvor erstellten Liste die benötigten Felder hinzu. Die folgenden Felder werden benötigt:
Felder:
- Mitarbeiter (Personenfeld)
- Abwesenheit Beginn (Datum)
- Abwesenheit Ende (Datum)
- Abwesenheit (Berechnetes Feld)
- Arbeitsbeginn (Datum + Uhrzeit)
- Arbeitsende (Datum + Uhrzeit)
- Arbeitszeit (Berechnetes Feld)
- Jahressoll in Stunden (Zahl)
Analog erstellen wir die Mitarbeiterliste. In dieser Liste möchten wir beispielsweise die Urlaubstage und die Jahresarbeitszeit basierend auf den vereinbarten Wochenstunden berechnen.
Die berechneten Felder müssen so konfiguriert werden, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. Zum Beispiel sollte bei der Abwesenheit überprüft werden, ob der Wert 0 ist, und in diesem Fall 0 anzeigen. Andernfalls sollte die Differenz zwischen dem Enddatum und dem Anfangsdatum berechnet werden. Um sicherzustellen, dass der Tag der Abwesenheit selbst mitgezählt wird, muss eins zur Differenz hinzugefügt werden.
=IF([Abwesenheit Ende]-[Abwesenheit Beginn]=0, 0, ([Abwesenheit Ende]-[Abwesenheit Beginn])+1)
2. Power Automate Flow erstellen
Im nächsten Schritt möchten wir verschiedene Logiken hinzufügen. Zum Beispiel soll bei jeder erstellten Abwesenheit automatisch eine E-Mail an die Personalabteilung gesendet werden. Zusätzlich soll die Abwesenheit als Kalendereintrag im gemeinsamen Kalender eingetragen werden. Außerdem soll der Leiter einmal im Monat einen Bericht über die eingereichten Stunden und deren Vergleich zu den Sollstunden erhalten.
Gehe zu Power Automate(https://make.powerapps.com/ ).
Klicke auf “Flows”.
Wähle “Automatisierter Cloud-Flow”.
Nehmen wir als Beispiel einen Eintrag in Outlook. Wenn ein neuer Eintrag erstellt wird, prüfen wir, ob es sich um eine Krankmeldung oder einen Urlaubseintrag handelt. Anschließend senden wir eine E-Mail und erstellen einen Kalendereintrag.
Wir gestalten eine E-Mail im HTML-Format gemäß unserem Corporate Design und fügen eine Tabelle hinzu, in der die benötigten Werte angezeigt werden.
<!DOCTYPE html>
<html lang="de">
<head>
<meta charset="UTF-8">
<style>
body {
font-family: Arial, sans-serif;
}
.table-container {
max-width: 600px;
margin: 0 auto;
border-collapse: collapse;
}
.header {
background-color: #007978;
color: white;
text-align: left;
padding: 10px;
font-size: 1.2em;
}
.row {
background-color: #f2f2f2;
}
.row:nth-child(even) {
background-color: #ffffff;
}
.cell {
padding: 8px;
border: 1px solid #ddd;
}
</style>
</head>
<body>
<table class="table-container">
<tr>
<th colspan="2" class="header">Abwesenheitsmeldung</th>
</tr>
<tr class="row">
<td class="cell">Art der Meldung</td>
<td class="cell">@{triggerOutputs()?['body/T_x00e4_tigkeit/Value']}</td>
</tr>
<tr class="row">
<td class="cell">Mitarbeiter</td>
<td class="cell">@{triggerOutputs()?['body/Mitarbeiter/DisplayName']}</td>
</tr>
<tr class="row">
<td class="cell">Von</td>
<td class="cell">@{FormatDateTime(triggerOutputs()?['body/AbwesenheitBeginn'],'dd-MM-yyyy')}</td>
</tr>
<tr class="row">
<td class="cell">Bis</td>
<td class="cell">@{FormatDateTime(triggerOutputs()?['body/AbwesenheitEnde'],'dd-MM-yyyy')}</td>
</tr>
<tr class="row">
<td class="cell">Dauer (in Tage)</td>
<td class="cell">@{formatNumber(int(triggerOutputs()?['body/Tage']),'D0','de-DE')}</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>
3. Erweiterungen
Das System kann weiter verbessert werden, um benutzerfreundlicher zu sein. Zum Beispiel kann eine PowerApp erstellt werden, die eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Eingabe bereitstellt und verschiedene Logiken integriert. Diese App könnte Funktionen wie die automatische Auswahl des heutigen Datums oder den Wechsel von Arbeitszeitfeldern zu Abwesenheitsfeldern bieten, wenn im Feld “Tätigkeit” die Option “Urlaub” ausgewählt wird.
Arbeitszeit-Report E-Mails
Die Arbeitszeit-Report E-Mails bieten eine übersichtliche Zusammenfassung der geleisteten Arbeitsstunden im Vergleich zu den Sollstunden. Diese Berichte sind ein wichtiges Werkzeug für die Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Hier ist ein Beispiel, wie eine solche E-Mail strukturiert sein könnte:
Erläuterungen:
- Arbeitszeit: Die tatsächlich geleisteten Stunden im aktuellen Monat.
- Monatliches Soll: Die Sollstunden für den aktuellen Monat.
- Jahressoll in Stunden: Die Sollstunden für das gesamte Jahr.
- Differenz: Die Differenz zwischen den geleisteten Stunden und den Sollstunden.
