In vielen mittelständischen Unternehmen besteht heute der Wille zur Digitalisierung, doch oft fehlt ein klarer Fokus. Statt gezielt an den wirklich wirksamen Projekten zu arbeiten, werden viele Digitalisierungsmaßnahmen gleichzeitig angestoßen. Das Ergebnis: Ressourcen laufen ins Leere, die Umsetzung stockt, und Frust macht sich breit.
Dabei ist das eigentliche Problem selten der Mangel an Ideen, sondern vielmehr die Schwierigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen. In diesem Beitrag zeige ich, wie Unternehmen mithilfe strukturierter Bewertungsverfahren, insbesondere durch Bewertungsmatrizen, Transparenz und Klarheit in ihre Digitalisierungsplanung bringen können. Ergänzt wird das Ganze durch ein praxisnahes Beispiel mit fünf typischen Digitalisierungsprojekten.
Warum Priorisierung so entscheidend ist
Digitalisierungsprojekte konkurrieren um Zeit, Geld und personelle Ressourcen. Ohne klare Priorisierung droht:
- Verzettelung durch parallele Projekte
- Projektstaus, weil interne Kapazitäten fehlen
- Geringe Wirksamkeit, wenn Projekte an der Realität vorbeigehen
- Demotivation, wenn schnelle Erfolge ausbleiben
Die gute Nachricht: Mit einer systematischen Bewertung lassen sich Projekte objektiv bewerten und vergleichbar machen und so fundierte Entscheidungen treffen.
Der Weg zur Priorisierung – Schritt für Schritt
- Projektideen sammeln
Zunächst werden alle potenziellen Digitalisierungsprojekte gesammelt. Dabei kann es sich um Vorschläge aus einzelnen Fachabteilungen, strategische Überlegungen oder externe Impulse handeln. - Bewertungskriterien definieren
Gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern (z. B. Geschäftsführung, IT, Fachbereiche) werden Kriterien festgelegt, nach denen die Projekte beurteilt werden sollen. Typische Kriterien sind:
- Nutzen für das Unternehmen (z. B. Effizienz, Kundenzufriedenheit)
- Umsetzungsaufwand
- Wirtschaftlichkeit
- Risiko
- Beitrag zur strategischen Zielerreichung
- Gewichtung der Kriterien
Nicht alle Kriterien sind gleich wichtig. Durch eine Gewichtung wird die strategische Relevanz einzelner Aspekte berücksichtigt. So kann z. B. der Beitrag zur langfristigen Strategie höher gewichtet werden als kurzfristiger Aufwand. - Bewertung der Projekte
Jedes Projekt wird anhand der Kriterien (z. B. mit Schulnoten oder Punktesystem) bewertet. Wichtig: Dies sollte im Team geschehen, um möglichst verschiedene Perspektiven einzubeziehen. - Erstellung der Bewertungsmatrix
In einer übersichtlichen Matrix werden alle Projekte und ihre Bewertungen visualisiert. Daraus lässt sich klar erkennen, welche Projekte besonders wertvoll sind – und welche ggf. zurückgestellt oder ganz gestrichen werden sollten.
Praxisbeispiel: Fünf Digitalisierungsprojekte im Vergleich
Stellen wir uns vor, ein mittelständisches Unternehmen hat folgende fünf Projekte identifiziert:
| Projekt | Beschreibung |
|---|---|
| P1: Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) | Papierbasierte Prozesse sollen digitalisiert und zentral verwaltet werden. |
| P2: Automatisierung der Zeiterfassung via App | Mitarbeiter sollen ihre Zeiten mobil erfassen, automatisierte Schnittstelle zu Lohnabrechnung. |
| P3: Relaunch der Unternehmenswebsite inkl. Kundenportal | Neue Website mit Kundenbereich für Anfragen, Downloads und Kommunikation. |
| P4: Einführung eines CRM-Systems | Vertrieb und Marketing sollen durch zentrale Kundendaten unterstützt werden. |
| P5: Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung | Automatisierte Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen durch KI. |
Bewertungsmatrix (Beispiel)
Wir verwenden folgende fünf Kriterien mit unterschiedlicher Gewichtung:
| Kriterium | Gewichtung (%) |
|---|---|
| 1. Strategischer Nutzen | 30 % |
| 2. Wirtschaftlicher Nutzen | 25 % |
| 3. Umsetzungsaufwand | 15 % |
| 4. Akzeptanz bei Mitarbeitenden | 15 % |
| 5. Technisches Risiko | 15 % |
Nun wird jedes Projekt auf einer Skala von 1 (sehr schlecht) bis 5 (sehr gut) bewertet. Die Bewertung erfolgt idealerweise in einem interdisziplinären Workshop.
| Projekt | Strat. Nutzen (30%) | Wirtsch. Nutzen (25%) | Aufwand (15%) | Akzeptanz (15%) | Risiko (15%) | Gesamtscore |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P1: DMS | 4 (1,2) | 4 (1,0) | 3 (0,45) | 4 (0,6) | 4 (0,6) | 3,85 |
| P2: Zeiterfassungs-App | 3 (0,9) | 3 (0,75) | 5 (0,75) | 5 (0,75) | 5 (0,75) | 3,9 |
| P3: Website & Kundenportal | 5 (1,5) | 4 (1,0) | 2 (0,3) | 3 (0,45) | 3 (0,45) | 3,7 |
| P4: CRM-System | 5 (1,5) | 5 (1,25) | 2 (0,3) | 3 (0,45) | 3 (0,45) | 3,95 |
| P5: Eingangsrechnung KI | 4 (1,2) | 5 (1,25) | 3 (0,45) | 4 (0,6) | 4 (0,6) | 4,1 |
Ergebnis & Interpretation
Anhand der Bewertung ergibt sich folgende Rangfolge:
- P5 – Digitalisierung der Eingangsrechnungen (4,1)
- P4 – Einführung CRM (3,95)
- P2 – Zeiterfassungs-App (3,9)
- P1 – DMS (3,85)
- P3 – Website & Kundenportal (3,7)
Das bedeutet: P5 und P4 sind strategisch wie wirtschaftlich besonders attraktiv und sollten zuerst umgesetzt werden. P2 überzeugt durch schnelle Realisierbarkeit und hohe Akzeptanz, ideal als “Quick Win”. Projekte wie das Kundenportal (P3) haben zwar strategische Relevanz, aber auch höhere Risiken und einen größeren Aufwand, sie sollten ggf. in einer zweiten Welle angegangen werden.
Tipps aus der Praxis
- Bewertungen regelmäßig aktualisieren: Rahmenbedingungen ändern sich, eine einmal erstellte Matrix sollte nicht in Stein gemeißelt sein.
- Kombination aus Strategie und Machbarkeit: Gute Projekte sind sowohl wirksam als auch realistisch.
- Quick Wins einbauen: Kleine, schnell umsetzbare Projekte schaffen Motivation und zeigen Wirkung.
- Stakeholder einbeziehen: Je breiter der Bewertungsprozess getragen wird, desto größer die Akzeptanz.
Fazit
Digitalisierung ist kein Selbstzweck und sollte niemals nach dem Gießkannenprinzip betrieben werden. Wer digital wirklich vorankommen will, muss sich auf die richtigen Projekte konzentrieren. Eine Bewertungsmatrix hilft dabei, klare Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und Ressourcen gezielt einzusetzen.
So wird aus einer Vielzahl guter Ideen ein konkreter, strategisch sinnvoller Fahrplan und Digitalisierung wird vom Dauerprojekt zur Erfolgsgeschichte.
Quellen:
- https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-658-29291-1
- https://link.springer.com/referencework/10.1007/978-3-658-46399-1
- https://digital-magazin.de/digitalisierung-im-mittelstand-saas
- https://deeken-group.com/blog/02-05-2025-digitalisierung-mittelstand
- https://digitalzentrum-berlin.de/digitalisierung-im-mittelstand-vier-aktuelle-studien
- https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Innovationsbericht/KfW-Innovationsbericht-Mittelstand-2023.pdf
- https://www.dihk.de/resource/blob/111692/c2c84c03f399bb4c8bf59dd199426c29/dihk-digitalisierungsumfrage-2023-data.pdf
- https://www.iwkoeln.de/studien/alexander-burstedde-fachkraeftesituation-in-digitalisierungsberufen-beschaeftigungsaufbau-und-fachkraeftemangel-bis-2026.html
- https://www.iwkoeln.de/studien/jan-buechel-marc-scheufen-dennis-bakalis-digitalisierung-der-wirtschaft-in-deutschland-2023.html
- https://doi.org/10.1787/8fd1bd9d-de
- https://mittelstandinnovativ.de/digitalisierung-im-mittelstand-10-effektive-strategien-fuer-2024/
- https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitales/Mittelstand/Best-Practice/start.html
