Wissensmanagement in KMUs: Navigieren im Ozean der Möglichkeiten - Eonar GmbH

In einer Wirtschaft, die sich in immer kürzeren Innovationszyklen neu erfindet, ist Wissen längst zur härtesten Währung geworden. Was früher Maschinen, Produktionsmittel oder Standorte waren, ist heute die Summe aus Erfahrungen, Informationen und Kompetenzen, die Menschen in einem Unternehmen bewegen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) befinden sich in einem Spannungsfeld: Sie gelten als Motor der deutschen Wirtschaft, sind oft besonders innovativ und flexibel, stehen jedoch beim Aufbau eines systematischen Wissensmanagements vor erheblichen Herausforderungen.

Dieser Beitrag beleuchtet, warum gerade KMUs jetzt in ihr Wissenskapital investieren sollten und wie sie mit klugen Strategien, digitalen Werkzeugen und einer passenden Unternehmenskultur daraus einen echten Wettbewerbsvorteil schaffen können.

Wissensmanagement: Mehr als Datenpflege

Wissensmanagement ist weit mehr als das ordentliche Ablegen von Dokumenten auf einem Server. Es beschreibt die bewusste und strategische Steuerung des organisationalen Wissens, vom Erwerb über die Verteilung bis hin zur dauerhaften Sicherung und Weiterentwicklung. Ziel ist es, Wissen dort bereitzustellen, wo es gebraucht wird, um Entscheidungen fundierter zu treffen, Prozesse effizienter zu gestalten und Innovationen zu fördern (Probst et al., 2010).

In Großunternehmen gehört professionelles Wissensmanagement inzwischen zum Standardrepertoire. Doch in KMUs wird dieses Thema noch häufig unterschätzt, dabei ist es gerade dort besonders erfolgskritisch. Warum? Weil in KMUs oft einzelne Mitarbeitende über zentrale Erfahrungswerte verfügen, auf denen ein erheblicher Teil des Unternehmenserfolgs basiert. Geht dieses Wissen verloren, etwa durch Fluktuation oder Ruhestand, kann das tiefgreifende Folgen haben (De Long, 2004).

Die Realität in Zahlen: Wo stehen KMUs?

Eine aktuelle Erhebung des Digitalverbands Bitkom (2023) zeichnet ein aufschlussreiches Bild. Während rund zwei Drittel der großen Unternehmen in Deutschland auf strukturierte Wissensmanagementsysteme zurückgreifen, sind es bei mittleren Unternehmen nur rund ein Drittel. In kleinen Unternehmen liegt der Anteil sogar bei gerade einmal 21 Prozent.

Diese Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Gerade dort, wo Wissen in kleinen Teams verdichtet ist, wo kurze Wege Innovation ermöglichen und wo persönliche Netzwerke den Betrieb zusammenhalten, wird am wenigsten in dessen systematische Sicherung investiert. Das ist riskant, aber es birgt auch eine enorme Chance für KMUs, sich durch gezieltes Wissensmanagement zukunftssicher aufzustellen.

In einer Studie der Technischen Universität Chemnitz, die den Ausbaustand von 3.200 mittelständische Unternehmen in Relation zu verschiedenen Kennzahlen setze, wurde heraus gefunden, dass Unternehmen mit einem hohen Ausbaustand ebenfalls die die größten Anteile an hoher Mitarbeitermotivation, hoher Innovationsfähigkeit und hoher Wettbewerbsfähigkeit haben, während Unternehmen mit geringem Ausbaustand die größten Anteile an geringer Mitarbeitermotivation, Innovationsfähigkeit und hoher Wettbewerbsfähigkeit haben, wie die Tabelle verdeutlicht:

(Eigene Darstellung basierend auf Pawlowsky et. al 2011)

Warum gerade jetzt? Aktuelle Entwicklungen und Trends

Die letzten Jahre haben gezeigt, wie fragil Wissensstrukturen sein können. Die Corona-Pandemie zwang viele Unternehmen in kurzer Zeit zum Umdenken. Plötzlich war der persönliche Austausch nicht mehr möglich, informelle Weitergabe fiel weg, Einarbeitungen fanden auf Distanz statt. Unternehmen, die über digitale Wissensplattformen verfügten, konnten schneller reagieren. Andere mussten feststellen, dass ihr Wissen buchstäblich zu Hause geblieben war – im Kopf einzelner Mitarbeitender.

Auch der demografische Wandel verschärft die Lage: Viele KMUs stehen in den nächsten Jahren vor einem Generationswechsel. Laut Institut für Mittelstandsforschung Bonn (IfM, 2022) werden bis 2030 mehr als 30 Prozent der heutigen KMU-Inhaber:innen und eine große Zahl an Führungskräften aus Altersgründen ausscheiden. Damit droht nicht nur der Verlust von Führungskraft, sondern auch von Jahrzehnten an Erfahrungswissen.

Gleichzeitig verändert die Digitalisierung die Art, wie Wissen erzeugt, gespeichert und weitergegeben wird. Plattformen, Datenbanken, KI-gestützte Assistenzsysteme oder Lernplattformen machen Wissen orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die technischen Möglichkeiten waren nie besser. Jetzt kommt es darauf an, sie klug zu nutzen.

Was KMUs zurückhält und wie sie es überwinden können

Warum aber bleiben so viele KMUs beim Thema Wissensmanagement zögerlich? Häufig genannte Gründe sind:

• Begrenzte Ressourcen: KMUs verfügen seltener über eigene IT-Abteilungen oder strategische Projektteams. Die Einführung eines Wissensmanagementsystems erscheint daher oft zu aufwendig (Kühl et al., 2017).
• Fehlendes Bewusstsein: Der Nutzen ist schwer messbar, der Aufwand hingegen sofort spürbar. Viele Entscheider:innen erkennen den strategischen Wert nicht oder sehen Wissensmanagement als rein technische Maßnahme.
• Kulturelle Barrieren: In manchen Unternehmen herrscht eine Kultur des „Wissenshortens“. Mitarbeitende fürchten, durch das Teilen von Wissen an Bedeutung zu verlieren.
• Technologie-Skepsis: Besonders in traditionell geprägten Betrieben gibt es Vorbehalte gegenüber digitalen Tools, aus Sorge vor Komplexität oder Kontrollverlust.

Diese Hürden sind real – aber sie sind überwindbar. Der Schlüssel liegt in einer Kombination aus strategischer Klarheit, technischer Einfachheit und kulturellem Wandel.

Vom Problem zur Lösung: Erfolgsstrategien für wirksames Wissensmanagement

Der Einstieg in ein nachhaltiges Wissensmanagement muss nicht groß, teuer oder komplex sein. Im Gegenteil: Gerade KMUs profitieren von einem pragmatischen, schrittweisen Vorgehen, das folgende Elemente umfasst:

1. Wissenslandkarte entwickeln: Welche Wissensbereiche sind erfolgskritisch? Wo sitzt das Wissen im Unternehmen? Wer sind Wissensträger:innen?
2. Wissensverluste identifizieren: Wo bestehen Risiken: etwa durch Ruhestand, Fluktuation oder Abteilungswechsel?
3. Zugänge schaffen: Durch einfache, niedrigschwellige Tools (z. B. interne Wikis, geteilte Laufwerke, FAQ-Datenbanken, Lernvideos) kann Wissen schnell dokumentiert und verbreitet werden.
4. Prozesse verankern: Regelmäßige Wissensrunden, Lessons Learned nach Projekten, oder strukturierte Einarbeitungskonzepte machen Wissensaustausch zum Alltag.
5. Kultur fördern: Führungskräfte müssen Wissensmanagement vorleben. Offener Austausch, Lernbereitschaft und Fehlerfreundlichkeit sind zentrale Bausteine.

Nicht zuletzt sollte Wissensmanagement mit den Unternehmenszielen verzahnt werden. Wer weiß, wofür Wissen gebraucht wird, z. B. für Innovation, Kundenbindung oder Prozessoptimierung, kann gezielter investieren und überzeugender motivieren.

Best Practices: Wie andere KMUs erfolgreich Wissen managen

Beispiele erfolgreicher Umsetzung gibt es viele. Ein Handwerksbetrieb aus NRW etablierte ein internes Wiki, das von den Mitarbeitenden selbst gepflegt wird, vom Azubi bis zur Geschäftsführung. In wenigen Monaten entstand so eine wertvolle Sammlung aus Handgriffen, Kundentipps und Materialkenntnissen, die nun Teil der Einarbeitung neuer Kolleg:innen ist.

Ein mittelständischer Softwareentwickler nutzt nach jedem Projekt sogenannte „Retrospectives“, bei denen Erfolge und Fehler systematisch dokumentiert werden. Die Erkenntnisse fließen direkt in neue Projekte ein und bilden so einen kontinuierlichen Lernkreislauf.

Ein Familienunternehmen aus der Metallverarbeitung hat eine Videoplattform eingeführt, auf der langjährige Mitarbeitende ihre Arbeitsschritte dokumentieren. Diese Form der „stillen Übergabe“ sichert Erfahrungswissen und reduziert Einarbeitungszeiten erheblich.

Solche Beispiele zeigen: Es braucht keine Millioneninvestitionen: es braucht den Willen zur strukturierten Weitergabe von Wissen und passende Werkzeuge.

Wie die Eonar GmbH KMUs auf diesem Weg unterstützt

Als Eonar GmbH begleiten wir KMUs bei der digitalen Transformation – mit einem besonderen Fokus auf Wissensmanagement. Wir wissen: Es geht nicht um Software allein, sondern um kluge Strukturen, motivierte Menschen und passende Prozesse. Deshalb arbeiten wir praxisorientiert, individuell und lösungsstark.

Unser Angebot umfasst unter anderem:

• Wissens-Audits: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, wo im Unternehmen Wissen entsteht, fließt – oder verloren geht.
• Strategieberatung: Wir entwickeln mit Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept, das zu Ihren Zielen, Ihrer Branche und Ihrer Kultur passt.
• Tool-Auswahl und Einführung: Ob Wiki, Intranet, Dokumentationstools oder Lernplattform – wir finden die Lösung, die zu Ihrem Alltag passt.
• Schulungen und Change-Workshops: Damit alle mitziehen, motiviert sind und sich eingebunden fühlen.
• Begleitende Evaluation: Wir messen den Erfolg, justieren nach und sorgen dafür, dass Ihr Wissensmanagement lebt – und nicht in der Schublade verschwindet.

Eonar steht für bodenständige Beratung, technologische Offenheit und langfristige Partnerschaft. Wir verstehen die Herausforderungen von KMUs und helfen, sie in konkrete Stärken zu verwandeln.

Fazit: Wissen ist nicht alles – aber ohne Wissen ist alles nichts

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen entscheidet sich die Zukunft nicht allein über Technologie oder Produkte, sondern über die Fähigkeit, Wissen intelligent zu nutzen. Wer es schafft, Erfahrungswissen zu sichern, Mitarbeitende zum Teilen zu motivieren und mit den richtigen digitalen Werkzeugen eine neue Lernkultur zu etablieren, wird auch in dynamischen Märkten bestehen.

Wissensmanagement ist keine zusätzliche Aufgabe, sondern Teil unternehmerischer Weitsicht. Und genau dabei begleiten wir Sie – mit Erfahrung, Empathie und einem klaren Blick für das Machbare.

Sichern Sie Ihr Wissen. Stärken Sie Ihre Zukunft. Gemeinsam mit der Eonar GmbH.

Referenzen

Bharadwaj, A. S. (2000). A Resource-Based Perspective on Information Technology Capability and Firm Performance: An Empirical Investigation. MIS Quarterly, 24(1), 169–196.

Bitkom (2023). Wissensmanagement in deutschen Unternehmen – Ergebnisse einer Unternehmensbefragung 2023. Berlin: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.

De Long, D. W. (2004). Lost Knowledge: Confronting the Threat of an Aging Workforce. Oxford University Press.

IfM Bonn (2022). Mittelstand im digitalen Wandel: Ergebnisse aus dem Mittelstandspanel 2022. Institut für Mittelstandsforschung Bonn.

Kühl, S., Strodthoff, S., & Schnurr, A. (2017). Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Springer.

Nonaka, I., Toyama, R., & Konno, N. (2000). SECI, Ba and Leadership: A Unified Model of Dynamic Knowledge Creation. Long Range Planning, 33(1), 5–34.

Probst, G., Raub, S., & Romhardt, K. (2010). Wissensmanagement: Die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens durch eine systematische Wissensnutzung. Springer.

Autorin: Jana-Larissa Grzeszkowiak