1. Hintergrund und Ursprung des Modells
Die Idee, Prozesse in verschiedene Detaillierungsebenen zu unterteilen, stammt aus dem Business Process Management (BPM). Standardisierte Modelle wie BPMN (Business Process Model and Notation) und Referenzmodelle wie ARIS oder das SCOR-Modell bieten Strukturen, um Prozesse von der strategischen bis zur operativen Ebene abzubilden.
Level-4-Prozessmodellierung bezeichnet die detaillierteste operative Ebene, auf der Prozesse in konkrete Arbeitspakete heruntergebrochen werden, die von Mitarbeitenden ausgeführt werden können. Diese Ebene ist besonders relevant für die Integration in IT-Systeme, die Automatisierung von Workflows und die Umsetzung von Governance-Vorgaben.
Das RACI-Modell wurde in den 1950er–1960er Jahren in der Unternehmensberatung eingeführt und ist seitdem ein bewährtes Werkzeug zur Verantwortlichkeitszuordnung. RACI hilft sicherzustellen, dass Aufgaben klar verteilt sind, Konflikte minimiert werden und alle Beteiligten wissen, wer handelt, wer entscheidet, wer informiert wird und wer konsultiert werden muss.
Warum Level 4 + RACI wichtig ist
Verantwortung & Klarheit: Jede Aufgabe wird genau einer Person oder Rolle zugeordnet.
Operative Umsetzbarkeit: Prozesse werden auf Arbeitspaketebene detailliert, was die praktische Umsetzung erleichtert.
Nachvollziehbarkeit & Governance: Level-4-Modelle sind prüfbar, auditierbar und bilden die Grundlage für Compliance.
Basis für Automatisierung: Die Detailtiefe ermöglicht Integration in Systeme wie SAP, SuccessFactors oder ServiceNow.
Schritte zur Modellierung auf Level 4
Analyse des Level-3-Prozesses: Prüfen Sie den übergeordneten Prozess (Teilprozesse, Inputs, Outputs).
Aufgaben identifizieren: Zerlegen Sie Teilprozesse in konkrete Arbeitspakete.
RACI-Matrix erstellen: Definieren Sie pro Arbeitspaket:
R – Responsible: Wer führt die Aufgabe aus?
A – Accountable: Wer ist letztlich verantwortlich für das Ergebnis?
C – Consulted: Wer liefert Input oder Expertise?
I – Informed: Wer muss über Fortschritt/Ergebnis informiert werden?
IT-Systeme zuordnen: Notieren Sie, welche Systeme oder Tools für die Aufgaben genutzt werden.
Dokumentation: Jeder Schritt wird schriftlich festgehalten, inkl. Beschreibung, Rollen, Input/Output, Systemunterstützung.
Validierung: Rücksprache mit Stakeholdern, um Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.
Integration in Governance: Level-4-Prozesse in das übergeordnete Prozess-Governance-Modell einbinden.
Konkretes Beispiel – HR-Onboarding-Prozess
| Aufgabe | Responsible | Accountable | Consulted | Informed | IT-System |
|---|---|---|---|---|---|
| Erfassung der Personalstammdaten | HR-Mitarbeiter | HR-Leiter | Fachabteilung | IT-Support | SAP HCM |
| Erstellung Benutzerkonto im Active Directory | IT-Admin | IT-Leiter | HR-Mitarbeiter | neuer Mitarbeiter | AD/ServiceNow |
| Einrichtung E-Mail-Adresse & Zugriffsrechte | IT-Admin | IT-Leiter | HR-Mitarbeiter | neuer Mitarbeiter | Exchange, ServiceNow |
| Bereitstellung Laptop & Software | IT-Admin | IT-Leiter | HR-Mitarbeiter | neuer Mitarbeiter | Inventory-System |
| Schulung & Einführung in IT-Systeme | HR-Mitarbeiter / Trainer | HR-Leiter | IT-Admin | neuer Mitarbeiter | LMS |
Erläuterung:
Jede Aufgabe ist klar definiert, sowohl inhaltlich als auch in Verantwortlichkeit.
RACI sorgt dafür, dass nur eine accountable Person pro Aufgabe existiert.
IT-Systeme sind zugeordnet, damit die Prozesse direkt in digitale Workflows übertragen werden können.
Stakeholder (Consulted / Informed) sind frühzeitig eingebunden, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.
Als Übersichtliche Darstellung hat sich die RACI-Matrix bewährt auf Grund des guten Überblickes.
| Mitarbeiter Onboarding | HR-Mitarbeiter | HR-Leiter | Fachabteilung | neuer Mitarbeiter | IT-Admin | IT-Leiter | IT-Support |
| Erfassung der Personalstammdaten | R | A | I | C | I | ||
| Erstellung Benutzerkonto im Active Directory | C | I | I | R | A | ||
| Einrichtung E-Mail-Adresse & Zugriffsrechte | C | C | I | R | A | I | |
| Bereitstellung Laptop & Software | c | I | I | R | A | I | |
| Schulung & Einführung in IT-Systeme | R | A | I | I | I | I |
5. Best Practices
Visualisierung: BPMN-Diagramme oder ähnliche Tools nutzen, um Level-4-Prozesse grafisch darzustellen.
Kontinuierliche Pflege: Prozesse regelmäßig prüfen und an neue Rollen, Systeme oder Anforderungen anpassen.
Praxisfeedback einholen: Mitarbeitende, die die Aufgaben ausführen, einbeziehen.
Governance einbinden: Level-4-Modelle müssen Teil der übergeordneten Prozessstrategie sein, um Konsistenz zu gewährleisten.
Level-4-Prozessmodellierung inkl. RACI ist der Schlüssel, um strategische Prozesse operational umsetzbar zu machen. Sie schafft Transparenz, stellt Verantwortlichkeiten klar und bildet die Grundlage für Effizienz, Compliance und digitale Automatisierung. Mit einem praxisnahen Modell wie im HR-Onboarding-Beispiel wird deutlich, wie theoretische Konzepte direkt in die tägliche Arbeit übersetzt werden können.
